Formation Gestion de projets, transformation et opérations : Cartographie des processus : visualiser pour optimiser
Les bases pour démarrer un projet de révision d’un processus
De nos jours, avec la numérisation des organisations et l’accélération des attentes de clients, il est nécessaire de revoir et faire évoluer nos processus. Mais comment s’y prendre? Au premier abord, cette tâche peut sembler simple, ceux qui ont tenté l’aventure savent que ce n'est pas vraiment le cas. Il y a tant de chose dont il faut tenir compte tout en évitant de se perdre dans les détails.
Cette formation permet de se doter d’un cadre pour améliorer un processus, d’une méthode pour suivre les bonnes étapes, de valider l’objectif poursuivi et de choisir les bons outils. Le tout en se pratiquant sur un cas typique dans les organisations.
Il y a aussi une démonstration sur Visio afin de mettre en forme le travail accompli de manière professionnelle.
Le programme de la formation
Le contenu de cette formation est conçu pour permettre de débuter un projet d’amélioration des processus en tirant le meilleur des techniques de cartographies tout en évitant les pièges les plus communs. Il est divisé en trois sections :Étape 1 – Comment améliorer un processus avec la cartographie
En couvrant quelques notions essentielles sur les projets d’amélioration des processus, on s’assure de démarrer le projet sur de bonnes bases. Un des plus grands risques d’un projet d’amélioration des processus est d’investir beaucoup d’efforts pour trouver des solutions qui ne seront pas implantées. Pour éviter ce gaspillage, nous couvrons :
- À quoi ressemble un projet d’amélioration réussi et comment exploite-t-il la cartographie.
- Quels sont les différents types de projets d’améliorations et quand doit-on utiliser la cartographie.
Comment différencier des tâches qui ont de la valeur et évaluer le potentiel d’amélioration d’un processus à améliorer :
- Comment clarifier un mandat d’amélioration des processus.
- Comment choisir un bon processus à cartographier.
- Comment bien définir le problème à régler.
Étape 2 – Comment utiliser la cartographie des processus
Dans la deuxième partie de la formation, le participant verra tout ce dont il a besoin pour cartographier le processus à améliorer :
- Quels sont les différents niveaux de cartographie (FIPEC, FFC…) et comment choisir celui qui correspond au besoin
- Comment se donner une vue d’ensemble des processus existants et bien cibler le processus à améliorer grâce au diagramme FIPEC (Fournisseurs, Intrants, Étapes, Extrants, Clients) ou SIPOC Diagram.
- Quels sont les trucs et les meilleures pratiques pour élaborer une cartographie des flux fonctionnels croisés, le standard de cartographie le plus utilisé pour représenter un processus administratif (formes, couloirs, règles, etc.).
- Comment mettre en pratique ces notions sur un cas simple et concret.
- Comment choisir la bonne version du processus à cartographier et ainsi éviter de tomber dans un dédale de complexité.
Étape 3 – comment utiliser Visio pour cartographier un processus
Le participant pourra se familiariser avec les fonctionnalités de base de VISIO pour la cartographie, notamment :
- Comment utiliser les gabarits existants dans VISIO pour créer et modifier un flux fonctionnel croisé.
- Comment mettre en page une cartographie avant de l’imprimer.
- Comment créer rapidement et automatiquement une cartographie des flux fonctionnels croisés.
À qui s'adresse cette formation ?
Public cible
Aux gestionnaires, techniciens et professionnels qui veulent améliorer leurs processus
Prérequis
Pas de préalable spécifique, mais idéalement avoir un processus à améliorer dans son secteur.
Les objectifs de la formation
À la fin de cette formation, le participant sera en mesure d’entamer l’amélioration d’un processus.