Le programme de la formation

• Identification des objectifs de la formation 

• Identifier le rôle, les fonctions et les compétences clés de l'assistant d'aujourd'hui

• Auto-évaluation de vos compétences clés

• Test psychométrique de personnalité pour comprendre votre profil

Diagnostiquer sa méthode en gestion du temps
À la fin de cette étape le participant sera en mesure de diagnostiquer la méthode de gestion du temps et d’organisation qu’il a développée au fil du temps. Il pourra aussi faire le point sur son rôle et les compétences clés qui y sont liées.

• Identification de ses objectifs d’apprentissage

• Première réflexion et exercice à propos des priorités

• Identifier le rôle, les fonctions et des compétences clés de l’adjoint(e) d’aujourd’hui

• Auto-évaluation de ses compétences clés

• Test psychométrique de personnalité pour bien connaitre et comprendre son profil

• Exercice d’évaluation de sa charge de travail

• Les huit lois et principes de la gestion du temps

Savoir planifier efficacement, organiser ses acticités et mieux prioriser
La planification est la pierre angulaire de la gestion du temps. Notre approche l’optimise tout en réduisant le temps qui doit lui être consacrée. Elle allie rigueur et flexibilité. De meilleurs suivis, un meilleur contrôle, une priorisation plus efficace, une vision plus claire de l’ensemble de sa charge de travail et la réduction du stress, n’en sont que quelques-uns des bénéfices. Les participants verront aussi comment arrimer leurs outils informatiques aux bonnes pratiques de gestion du temps.

• Importance de centraliser l’information en un seul outil et comment y parvenir

• Paramétrage de son logiciel de gestion du temps pour le rendre performant

• Comment améliorer l’exécution de ses tâches

• Comment gérer les tâches longues et/ou les projet

• Comment bien utiliser Planner

• Utiliser efficacement la fonction affectation des tâches

• La gestion des agendas partagés

• Les essentiels pour l’organisation d’événements

• Tenir compte de son temps maîtrisable

• Comment gérer les tâches multiples tout en gardant le cap

• Planifier et équilibrer sa charge de travail en étant à la fois flexible et rigoureux

Savoir prioriser
La priorisation est certainement l’âme de la gestion du temps. C’est elle qui donne un réel sens à nos actions. Dans ce module nous verrons quels critères devraient orienter notre réflexion dans l’identification de nos priorités.
Comment établir vos priorités :

• Quels critères déterminent qu’une activité est prioritaire ?

• Connaître et bien interpréter la matrice d’Eisenhower

• Comment mieux communiquer pour mieux prioriser

• Comment établir vos priorités

• Planification en fonction de son rôle

• Time Boxing

Comment respecter sa planification
S’il est vrai que la planification est l’assise de la gestion du temps, encore faut-il la respecter. Cette aptitude repose sur une série de règles d’or qui en sont la clé. Nous débutons ce module par un test d’auto-évaluation qui permet aux participant de se positionner par rapport à certaines de leurs méthodes et attitudes. Ils pourront ainsi adopter certains gestes clés qui pourront faire toute la différence.  

• Auto-évaluation en lien avec 20 gestes clés

• Identifier les grugeurs de temps pour soi et l’équipe

• Les règles d’or pour respecter sa planification :

  - Techniques efficaces pour la gestion des courriels et les télécommunications

  - Techniques pour gérer les imprévus et garder le cap

  - Techniques pour ne jamais rien oublier

  - Comment négocier son emploi du temps et les échéances

  - Comment assurer de bons suivis

  - Regroupement des tâches

  - Appliquer la loi de Carlson pour de meilleures séquences de travail

  - Comment contrôler les interruptions internes

  - Communications efficaces

Maitriser Word pour gagner du temps et optimiser sa gestion documentaire électronique.
L'efficacité dans la rédaction de documents revêt une grande importance pour une adjointe en raison de son rôle central dans la communication et la coordination au sein d'une organisation. Il en va de même pour la gestion documentaire, car celle-ci contribue à optimiser l'efficacité et la productivité au sein d'une organisation.

• Créer des modèles permettant d’uniformiser les méthodes de travail; 

• Créer des documents modèles pour gagner du temps;

• Bien utiliser les documents modèles;

• Comment travailler à plusieurs dans un même document;

• Bien classer les documents;

• Quelles sont les règles d’une bonne organisation numérique

• Les meilleures pratiques pour la rédaction des courriels;

• Utiliser les QuickPart pour gagner du temps et uniformiser les communications;

• Comment bien organiser et classer les courriels

Développer ses capacités de communication
La communication joue un rôle fondamental pour une adjointe en raison de sa position de soutien et de coordination au sein d'une organisation. 
La communication habilite une adjointe à jouer un rôle central dans la gestion, la coordination et la collaboration au sein de l'entreprise. Une communication efficace améliore l'efficience, renforce les relations et contribue à la réalisation des objectifs organisationnels.

• Bien connaitre ses forces et ses faiblesses en communication pour développer des pratiques adaptées à votre personnalité et à celle de vos collaborateurs

• Analyse des résultats de votre Test de psychométrie

• Communiquer efficacement

• Utiliser les bons outils de communication

• Créer et gérer des fiches de suivis pour regrouper les communications

• Les meilleures pratiques de la gestion des courriels

• Établir un protocole pour éliminer les mauvaises pratiques de communications

• Bien communiquer en mode négociation

• Prévoir des rencontres pour synchroniser vos activités.

Si vous avez des questions sur les modalités d'inscription, d'annulation, les horaires, la langue d'enseignement, etc. vous trouverez des réponses dans notre FAQ.