Formation Savoirs essentiels : Rédactions d’affaires : optimiser les communications par courriel et clavardage
Améliorer la clarté, l’impact et la qualité professionnelle de vos messages numériques
Dans un milieu de travail où la communication écrite occupe une place essentielle, la qualité d’un courriel ou d’un message de clavardage peut renforcer une relation ou l’endommager en quelques secondes. Cette formation propose une méthode simple et concrète pour rédiger des messages professionnels qui inspirent confiance et facilitent la collaboration. Vous y explorez comment préparer vos communications, choisir le bon ton, structurer un message efficace et éviter les erreurs courantes qui nuisent à la crédibilité. Les particularités de la messagerie instantanée, les enjeux de service à la clientèle, ainsi que la gestion des situations délicates y occupent une place centrale. Que ce soit pour rassurer, clarifier, refuser ou annoncer une mauvaise nouvelle, vous apprendrez à formuler vos messages avec tact, précision et impact.
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Rappelez-vous : les paroles s’envolent, les écrits restent et les courriels ainsi que les « chat » sont indestructibles.
Le programme de la formation
Structurer votre pensée, choisissez les bons motset envoyer des messages qui soutiennent la collaboration, la satisfaction client et l’efficacité au travail.
Se préparer avant de communiquer
Cette section guide la réflexion préalable qui vous permettra d’éviter les malentendus et de choisir le canal de communication le plus approprié en fonction de la situation.
Points abordés :
- Déterminer l’objectif réel du message afin d’orienter le bon ton et la bonne structure
- Établir la priorité du message pour mieux gérer les urgences et les attentes
- Reconnaître les styles de personnalité et ajuster son approche pour favoriser la compréhension
- Gérer les situations délicates ou sensibles sans générer de tensions inutiles
- Choisir entre courriel, téléphone, rencontre virtuelle ou face à face selon le contexte
- Ajuster son style d’écriture entre registre formel et registre informel pour atteindre l’effet souhaité
Rédiger un message clair, professionnel et efficace
Vous verrez les meilleures pratiques pour rédiger des messages clairs et professionnels, même lors de situations difficiles ou sensibles. L’accent est mis sur comment formuler un message qui informe et limite les malentendus.
Points abordés :
- Appliquer les bonnes pratiques de rédaction pour les courriels internes et externes
- Gérer les particularités du clavardage, de la messagerie instantanée (« chat »)
- Désamorcer les émotions négatives en contexte de service client et maintenir un climat constructif
- Annoncer une mauvaise nouvelle de manière professionnelle et empathique
- Formuler un refus en préservant la relation de confiance
- Présenter des excuses qui réparent réellement l’impact d’un incident
- Identifier et éviter les erreurs d’écriture les plus fréquentes qui nuisent à la crédibilité
Finaliser et envoyer un message sans risque
Cette section met l’accent sur les étapes de vérification essentielles pour garantir un envoi sans maladresse.
Points abordés :
- Relire son message pour valider : cohérence, courtoisie, pertinence
- Corriger les fautes qui pourraient nuire à l’image professionnelle
- Vérifier la présence des pièces jointes et des liens fonctionnels
- Choisir judicieusement les champs « À » et « Cc » (copie conforme) pour assurer une diffusion ciblée
Si vous avez des questions sur les modalités d'inscription, d'annulation, les horaires, la langue d'enseignement, etc. vous trouverez des réponses dans notre FAQ.
À qui s'adresse cette formation ?
Public cible
Tout public.
Les objectifs de la formation
À la fin de cette formation, le participant sera capable de rédiger des messages courriels et de clavardage « chat » selon les meilleures pratiques actuelles.
Les points forts de la formation
- Plus grande clarté dans les échanges
- Amélioration de l’image professionnelle
- Réduction des malentendus
- Gestion plus sereine des situations sensibles
- Meilleure satisfaction des clients et collègues