Outlook : gérer son temps et le volume d’information

Quelques « Quick Win » (gains rapides)

Lors de cette étape les participants aborderont des stratégies immédiatement efficaces pour optimiser leur emploi du temps.

• Personnalisation de l’interface
• Naviguer efficacement
• Personnaliser la barre d’accès rapide
• Création rapide de différents formulaires à partir de la boite de réception
• Les QuickParts
• Connaitre et personnaliser les actions rapides

Maitriser la fonction et le dossier “Tâches”

Maîtriser la fonction « Tâches » dans Outlook est crucial pour optimiser la productivité et l’organisation quotidienne ou à plus long terme. C’est aussi cette fonction, si elle est bien utilisée, qui permettra de gérer efficacement ses courriels et les livrables qui en découlent.

• Comment configurer Outlook pour mieux gérer la fonction tâche
• Pourquoi et comment créer différents visuels de tâches selon les besoins
• Comment créer des tâches selon les principes d’une bonne gestion du temps
• Les différents types d’insertions
• La création de modèles de tâches
• Utiliser la fonction QuickPart
• Utilisation des catégories pour appliquer les principes de regroupement des tâches
• Gestion efficace des tâches découlant de projets multiples ou de tâches longues
• Comment découper une tâche ou un projet pour en gérer les différentes étapes
• Gérer certains courriels avec la fonction tâche
• Optimiser le cycle de gestion des courriels
• Les tâches répétitives
• Assignation des tâches

Comment classer efficacement ses courriels

Classer efficacement ses courriels est essentiel. Ceci facilite la recherche et la gestion des informations importantes, évite les manipulations inutiles, réduit le stress lié à l’encombrement et permet de rester concentré sur les tâches prioritaires.

• Les bonnes pratiques en gestion et classement des courriels
• Créer des dossiers de classement performants
• Le bouton archiver, comment l’utiliser
• La recherche;Catégoriser des courriels
• Les favoris
• Créer des règles de messageries
• Comment et pourquoi enregistrer les courriels en tant que fichier

Le Calendrier

Ici les participants verront les différentes options du calendrier et les meilleurs principes pour bien l’utiliser.

• Les règles d’une bonne utilisation
• Les différentes options
• Créer des réunions et vérifier les disponibilités;
• L’importance de se faire des rendez-vous avec soi-même
• L’utilisation des catégories
• Le partage et la gestion des accès.